Para una empresa, contratar a un proveedor no debería reducirse a comparar precios, negociar condiciones y recibir una factura. Detrás de cada operación existe también una responsabilidad fiscal y documental que conviene considerar desde el momento en que se inicia la relación comercial.
Una empresa puede contar con CFDI, contratos y comprobantes de pago y, aun así, enfrentar cuestionamientos si no puede demostrar adecuadamente que la operación existió, que el proveedor estaba en condiciones de realizarla y que los bienes o servicios efectivamente fueron recibidos.
Por ello, revisar a los proveedores antes de contratar puede convertirse en una herramienta importante de prevención fiscal.
¿Por qué un proveedor puede representar un riesgo?
Las empresas realizan operaciones constantemente con terceros: compran mercancías, contratan servicios profesionales, reciben asesorías, rentan instalaciones, adquieren activos o subcontratan determinadas actividades.
El riesgo aparece cuando la información disponible sobre el proveedor, la operación y la documentación que la respalda no es suficiente o presenta inconsistencias.
Además, las consecuencias de una irregularidad pueden trascender al proveedor. Dependiendo del caso, la empresa que realizó la operación puede verse involucrada en revisiones o requerimientos relacionados con las operaciones celebradas.
¿Qué debería revisar una empresa antes de contratar?
No existe una revisión única que funcione para todos los proveedores. El nivel de análisis debe guardar relación con el tipo, monto y relevancia de la operación.
Sin embargo, existen algunos puntos básicos que conviene considerar.
1. Situación fiscal del proveedor
Es recomendable verificar que el proveedor cuente con información fiscal consistente y que sus datos correspondan con los documentos y contratos utilizados durante la relación comercial.
También es importante revisar su situación en las herramientas y listados que el SAT pone a disposición de los contribuyentes cuando resulten aplicables.
2. Que el proveedor pueda realizar realmente la operación
Una pregunta fundamental es si el proveedor cuenta con la capacidad necesaria para entregar los bienes o prestar los servicios que está ofreciendo.
Esto puede incluir aspectos como personal, infraestructura, experiencia, activos, instalaciones o cualquier otro elemento relacionado con la naturaleza de la operación.
No se trata de exigir los mismos requisitos a todos los proveedores, sino de contar con elementos razonables que permitan sustentar la relación comercial.
3. Contratos y documentación
Las operaciones relevantes deberían contar con documentación que permita conocer qué se contrató, bajo qué condiciones, por qué importe y cuáles eran las obligaciones de cada parte.
Dependiendo de la operación, pueden resultar relevantes contratos, órdenes de compra, cotizaciones, entregables, reportes, evidencia de prestación de servicios, comprobantes de entrega, comunicaciones y documentación relacionada.
La factura es importante, pero no necesariamente constituye por sí sola toda la evidencia de una operación.
4. Evidencia de que el bien o servicio fue recibido
Una empresa debe estar en condiciones de demostrar que recibió aquello por lo que pagó.
En el caso de mercancías, pueden existir órdenes de compra, remisiones, entradas a almacén o documentos de entrega.
Para servicios, pueden existir reportes, entregables, avances, correos, estudios, fotografías, registros de actividades u otros elementos que permitan acreditar su realización, dependiendo de la naturaleza del servicio.
5. Coherencia entre la operación y su documentación
Los datos deben guardar congruencia entre sí.
El contrato, CFDI, comprobante de pago, registros contables y evidencia de la operación deberían contar una misma historia: qué se contrató, quién lo realizó, cuándo se llevó a cabo y cuánto se pagó.
Cuando existen diferencias importantes entre estos elementos, aumenta la necesidad de revisar el origen y alcance de la inconsistencia.
Especial atención a proveedores incluidos en el 69-B
Uno de los puntos que requiere especial atención es la situación de los proveedores respecto del artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación.
El SAT publica listados relacionados con contribuyentes que se encuentran en los supuestos previstos por dicho artículo. Por ello, las empresas pueden incorporar revisiones periódicas de sus proveedores como parte de sus procesos de prevención.
Esto es particularmente relevante cuando se mantienen relaciones comerciales de largo plazo, ya que la situación fiscal de un tercero puede cambiar después de que comenzó la relación comercial.
¿Basta con revisar al proveedor una sola vez?
No necesariamente.
Una revisión realizada al inicio de la relación puede ser útil, pero una relación comercial puede durar meses o años y las circunstancias pueden cambiar.
Por ello, para proveedores relevantes conviene establecer revisiones periódicas y conservar evidencia de las verificaciones realizadas.
La frecuencia y profundidad de estas revisiones pueden determinarse considerando factores como:
- Monto de las operaciones.
- Importancia del proveedor para la empresa.
- Tipo de bienes o servicios contratados.
- Duración de la relación comercial.
- Nivel de documentación disponible.
- Cambios relevantes en la operación o en la situación del proveedor.
La prevención empieza antes de realizar el pago
Una política adecuada de proveedores no debería limitarse a comprobar que existe una factura antes de efectuar un pago.
El objetivo es construir un expediente que permita entender y demostrar la operación desde su origen hasta su conclusión.
Esto ayuda a la empresa no solo desde una perspectiva fiscal, sino también administrativa y financiera, porque facilita conocer con quién está contratando, qué está adquiriendo y qué evidencia conserva sobre las operaciones realizadas.
Conclusión
Los proveedores forman parte fundamental de la operación de cualquier empresa, pero también representan un punto que requiere atención desde el punto de vista fiscal.
Revisar su situación, documentar adecuadamente las operaciones y conservar evidencia de los bienes o servicios recibidos permite fortalecer la posición de la empresa y reducir riesgos ante futuras revisiones.
La prevención no consiste en desconfiar de todos los proveedores, sino en establecer procesos razonables que permitan identificar riesgos antes de que una operación se convierta en una contingencia.
En MZA podemos ayudarte a revisar y fortalecer tus procesos fiscales y documentales para que las operaciones con clientes y proveedores cuenten con el respaldo necesario.
Fuentes
- SAT — Artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación: https://www.sat.gob.mx/
- Código Fiscal de la Federación: https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/CFF.pdf