La fiscalización en México está experimentando una transformación importante. El desarrollo de herramientas tecnológicas permite a las autoridades fiscales procesar grandes cantidades de información, identificar patrones y realizar cruces de datos que hace algunos años resultaban mucho más complejos.
Para las empresas, esto representa un cambio relevante: el cumplimiento fiscal ya no depende únicamente de presentar declaraciones y conservar documentos, sino también de mantener información consistente entre las diferentes fuentes que pueden ser consultadas por la autoridad.
De la revisión tradicional al análisis de datos
Durante años, una revisión fiscal podía implicar procesos extensos en los que la autoridad solicitaba información específica al contribuyente y analizaba manualmente una parte de sus operaciones.
Actualmente, la digitalización de las obligaciones fiscales permite que el SAT tenga acceso a grandes volúmenes de información generada por los propios contribuyentes.
Entre otros elementos, puede existir información relacionada con:
- CFDI emitidos y recibidos.
- Declaraciones fiscales.
- Información contable.
- Retenciones.
- Operaciones con terceros.
- Pagos y movimientos reportados.
- Información proporcionada por otras autoridades o instituciones.
El análisis conjunto de estos datos permite identificar diferencias que pueden convertirse posteriormente en observaciones o actos de fiscalización.
¿Dónde entra la inteligencia artificial?
Es importante distinguir entre inteligencia artificial, automatización y análisis de datos.
No toda herramienta tecnológica utilizada por una autoridad fiscal necesariamente utiliza inteligencia artificial. Sin embargo, el desarrollo de sistemas capaces de procesar grandes volúmenes de información, identificar patrones y detectar inconsistencias forma parte de una tendencia global hacia una fiscalización cada vez más digital.
Para las empresas, la consecuencia práctica es la misma: la información fiscal debe ser coherente, completa y comprobable.
Una inconsistencia que antes podía permanecer oculta entre miles de operaciones puede ser detectada mediante sistemas automatizados de análisis.
El SAT y los cruces de información
La información contenida en los CFDI constituye una de las principales fuentes de datos para la administración tributaria.
Esto permite realizar comparaciones entre diferentes contribuyentes y detectar situaciones como:
- Diferencias entre ingresos facturados y declarados.
- Inconsistencias en deducciones.
- Operaciones reportadas por una empresa que no coinciden con la información de su contraparte.
- Diferencias en retenciones.
- Comportamientos que se alejan de la información histórica del contribuyente.
Por esta razón, una empresa no debe analizar su información fiscal de manera aislada.
La información que reporta debe ser consistente tanto internamente como con la información que otros contribuyentes reportan sobre las operaciones realizadas con ella.
La calidad de los datos se convierte en un factor fiscal
En este nuevo escenario, la calidad de la información adquiere una importancia estratégica.
Un error en un CFDI, una operación que no fue correctamente registrada o una diferencia entre la contabilidad y las declaraciones puede generar alertas que posteriormente requieran una explicación.
Por ello, las empresas deberían establecer procesos periódicos para revisar:
CFDI
Verificar que los comprobantes emitidos y recibidos correspondan efectivamente a las operaciones realizadas y que sus datos sean correctos.
Contabilidad
Mantener registros actualizados y conciliados con la información fiscal.
Declaraciones
Revisar que los datos utilizados para presentar declaraciones sean consistentes con la información contable y los comprobantes fiscales.
Clientes y proveedores
Analizar que las operaciones relevantes cuenten con documentación suficiente y que la información de las partes involucradas sea consistente.
La tecnología no sustituye la documentación
Un error frecuente es pensar que, debido a la digitalización de la fiscalización, basta con que la información aparezca registrada en los sistemas del SAT.
No es así.
Los registros electrónicos deben estar respaldados por documentación que permita demostrar la realidad de las operaciones.
Una factura puede acreditar la existencia de un comprobante fiscal, pero dependiendo de la naturaleza de la operación, también puede ser necesario contar con contratos, órdenes de compra, comprobantes de pago, evidencia de entrega de mercancías, reportes de servicios o cualquier otro documento que permita demostrar que la operación realmente ocurrió.
Aquí vuelven a cobrar importancia dos conceptos que las empresas deben tener presentes: materialidad y razón de negocios.
¿Qué pueden hacer las empresas?
La respuesta no consiste en intentar anticipar exactamente qué analizará la autoridad, sino en fortalecer los procesos internos que generan la información fiscal.
Algunas medidas recomendables son:
- Realizar conciliaciones periódicas entre contabilidad y CFDI.
- Revisar diferencias entre ingresos facturados y declarados.
- Mantener actualizados los expedientes de clientes y proveedores.
- Documentar adecuadamente las operaciones relevantes.
- Revisar periódicamente las obligaciones fiscales.
- Monitorear el Buzón Tributario.
- Establecer controles internos para detectar inconsistencias.
El objetivo es que, cuando la autoridad realice un cruce de información, la empresa pueda explicar y respaldar adecuadamente sus operaciones.
La fiscalización del futuro ya exige prevención
La digitalización está modificando la relación entre las empresas y la autoridad fiscal. A medida que aumenta la capacidad para procesar información, también aumenta la importancia de que los contribuyentes mantengan datos precisos, consistentes y respaldados.
La tecnología puede ayudar a la autoridad a detectar una inconsistencia, pero corresponde a la empresa contar con la documentación y los procesos necesarios para explicar el origen de la información y demostrar la legalidad de sus operaciones.
Por ello, la mejor estrategia no consiste en esperar a descubrir qué detectó el SAT, sino en identificar previamente las inconsistencias que podrían ser detectadas por la propia empresa.
Convertir la tecnología en una oportunidad
La misma tecnología que permite una fiscalización más sofisticada también puede utilizarse dentro de las empresas para fortalecer sus propios controles.
Los sistemas contables, herramientas de análisis y procesos automatizados pueden ayudar a detectar diferencias antes de que se conviertan en contingencias.
En MZA, ayudamos a las empresas a revisar sus procesos de cumplimiento, identificar riesgos y fortalecer sus controles fiscales y administrativos para que la información que generan sea consistente, verificable y esté respaldada documentalmente.
En un entorno de fiscalización cada vez más digital, la prevención comienza con la calidad de la información.
Fuentes de consulta
- Servicio de Administración Tributaria (SAT)
https://www.sat.gob.mx/ - Código Fiscal de la Federación
https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/CFF.pdf - Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) – Tax Administration
https://www.oecd.org/tax/administration/