Para muchas empresas, contar con una factura electrónica puede parecer suficiente para considerar un gasto como deducible. Sin embargo, desde el punto de vista fiscal, el CFDI es solo uno de los elementos que deben revisarse.
Una deducción debe cumplir con los requisitos establecidos en las disposiciones fiscales y, además, guardar congruencia con la operación que le dio origen. Por eso, antes de dar por hecho que un gasto será deducible, conviene revisar no solo la factura, sino también la forma en que se realizó, registró y documentó la operación.
¿Qué significa que un gasto sea deducible?
Una deducción fiscal permite disminuir determinados conceptos de los ingresos acumulables para efectos del cálculo del impuesto sobre la renta, siempre que se cumplan los requisitos aplicables.
Esto significa que no cualquier gasto de la empresa puede disminuir automáticamente la base gravable.
La Ley del Impuesto sobre la Renta establece distintos requisitos y condiciones que deben observarse dependiendo del tipo de operación.
El CFDI es importante, pero no lo es todo
El comprobante fiscal permite acreditar determinados aspectos de una operación, pero su existencia no sustituye el cumplimiento de los demás requisitos fiscales.
Por ejemplo, además de contar con el comprobante correspondiente, una empresa debe revisar aspectos como:
- Que la operación sea real y esté relacionada con su actividad.
- Que el comprobante cumpla con los requisitos fiscales aplicables.
- Que el gasto esté debidamente registrado en contabilidad.
- Que se haya cumplido con las obligaciones relacionadas con el pago, cuando corresponda.
- Que se cuente con la documentación que respalde la operación.
- Que se hayan efectuado las retenciones correspondientes, cuando sean aplicables.
Los requisitos concretos pueden variar dependiendo de la naturaleza del gasto.
Un ejemplo sencillo
Imaginemos que una empresa contrata un servicio de consultoría y recibe un CFDI por $100,000.
La factura existe y fue emitida correctamente. Sin embargo, para sustentar fiscalmente la operación también puede ser necesario contar con elementos que permitan demostrar qué servicio se contrató, en qué consistió, cuándo se prestó y qué recibió realmente la empresa.
Contrato, propuesta, entregables, reportes, evidencia de la prestación del servicio y comprobantes de pago pueden formar parte del respaldo documental de la operación, dependiendo de sus características.
La pregunta no debería ser únicamente:
“¿Tengo factura?”
También conviene preguntarse:
“¿Puedo demostrar qué operación real existe detrás de esta factura?”
El pago también importa
Otro aspecto que debe revisarse es la forma en que se realizó el pago.
Dependiendo del monto y de las características de la operación, la legislación fiscal establece requisitos específicos respecto de los medios de pago y otros elementos relacionados con la deducibilidad.
Por ello, es recomendable verificar que el pago, el CFDI y el registro contable correspondan a la misma operación.
Una diferencia entre estos elementos puede generar la necesidad de aclarar o corregir la información.
¿Y qué pasa con los servicios?
Los servicios profesionales, asesorías, publicidad, tecnología, capacitación y otros servicios pueden requerir especial atención porque, a diferencia de la adquisición de un producto físico, su materialización puede ser menos evidente.
En estos casos resulta especialmente importante conservar documentación que permita demostrar la prestación efectiva del servicio.
Por ejemplo:
- Contratos.
- Órdenes de servicio.
- Entregables.
- Informes.
- Evidencia de reuniones o actividades.
- Correos y comunicaciones relacionadas.
- Reportes de avances.
- Comprobantes de pago.
La documentación debe corresponder realmente con la operación y no generarse únicamente como respuesta a una eventual revisión.
Errores frecuentes
Entre las situaciones que pueden generar problemas se encuentran:
- Considerar deducible cualquier gasto que tenga CFDI.
- No revisar que el comprobante corresponda a la operación efectivamente realizada.
- Registrar gastos sin conservar documentación suficiente.
- No cumplir con requisitos relacionados con el pago.
- Omitir retenciones cuando son aplicables.
- No identificar diferencias entre factura, contabilidad y comprobante de pago.
- Conservar únicamente la factura y no la evidencia de la operación.
Estos errores pueden pasar desapercibidos durante la operación cotidiana y detectarse posteriormente al preparar declaraciones o durante una revisión.
Una revisión antes de cerrar el ejercicio
Conforme avanza el año, revisar las principales deducciones de la empresa puede ayudar a identificar operaciones que requieren documentación adicional, correcciones o aclaraciones.
Una revisión preventiva puede concentrarse especialmente en gastos de mayor monto, operaciones extraordinarias, servicios profesionales, adquisiciones relevantes y aquellas operaciones que tengan características particulares.
El objetivo no es esperar a una revisión de la autoridad, sino detectar con anticipación qué operaciones necesitan mayor respaldo.
Conclusión
Una factura es un elemento fundamental para acreditar una operación, pero tener un CFDI no significa automáticamente que un gasto sea deducible.
La deducibilidad debe analizarse considerando el conjunto de requisitos fiscales aplicables, así como la realidad de la operación, su registro contable, el pago y la documentación que la respalda.
Para una empresa, revisar estos elementos de manera preventiva permite tomar decisiones con mayor certeza y reducir el riesgo de que una deducción sea cuestionada posteriormente.
En MZA podemos ayudarte a revisar tus principales operaciones y detectar oportunidades de mejora en la documentación y cumplimiento de tus deducciones fiscales.
Fuentes
- Ley del Impuesto sobre la Renta, artículos 25 y 27: https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LISR.pdf
- Código Fiscal de la Federación, artículos 29 y 29-A: https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/CFF.pdf
- SAT — Factura electrónica: https://www.sat.gob.mx/