A medida que avanza el año, las empresas tienen una oportunidad importante para revisar sus procesos internos y detectar posibles riesgos antes de llegar al cierre del ejercicio.
El compliance fiscal no consiste únicamente en presentar declaraciones y pagar impuestos. También implica contar con procesos, controles y documentación que permitan demostrar que la información fiscal de la empresa es correcta, consistente y está respaldada.
Con el inicio del último tramo del año cada vez más cerca, revisar estos controles puede ayudar a detectar errores mientras todavía existe margen para corregirlos.
¿Qué entendemos por compliance fiscal?
El compliance fiscal puede entenderse como el conjunto de políticas, procedimientos y controles que una empresa implementa para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y reducir la posibilidad de contingencias.
Esto incluye tanto las obligaciones formales como la correcta documentación de las operaciones y la existencia de mecanismos internos que permitan detectar inconsistencias.
Un adecuado sistema de cumplimiento debe involucrar a las áreas contables, financieras, administrativas y directivas de la organización.
1. Conciliación entre contabilidad, CFDI y declaraciones
Uno de los controles más importantes consiste en verificar que la información registrada en la contabilidad sea consistente con los comprobantes fiscales y las declaraciones presentadas.
Las diferencias pueden originarse por errores de registro, CFDI cancelados o sustituidos, operaciones pendientes de contabilizar o información que no fue considerada correctamente al momento de presentar una declaración.
Por ello, es recomendable realizar conciliaciones periódicas que permitan identificar:
- Diferencias entre ingresos facturados y registrados.
- CFDI pendientes de contabilizar.
- Comprobantes duplicados.
- Diferencias en retenciones.
- Inconsistencias entre información contable y declaraciones.
Detectar estas situaciones internamente permite corregirlas antes de que sean identificadas durante un proceso de fiscalización.
2. Expedientes de clientes y proveedores
La relación con clientes y proveedores debe estar respaldada por documentación suficiente y organizada.
No se trata únicamente de conservar una factura. Dependiendo de la naturaleza de la operación, el expediente puede incluir contratos, órdenes de compra, comprobantes de pago, evidencia de entrega de mercancías, reportes de servicios y comunicaciones relacionadas con la operación.
Mantener estos expedientes actualizados ayuda a demostrar la existencia y materialidad de las operaciones.
Además, facilita la respuesta ante cualquier requerimiento de información.
3. Control y conservación de documentación
Una empresa puede tener una operación perfectamente legítima y, sin embargo, enfrentar dificultades si no cuenta con la documentación necesaria para demostrarla.
Por ello, es importante establecer políticas internas que determinen:
- Qué documentos deben conservarse.
- Quién es responsable de integrarlos.
- Dónde deben almacenarse.
- Cómo deben organizarse.
- Durante cuánto tiempo deben conservarse.
- Quién puede acceder a ellos.
La documentación debe mantenerse de forma que pueda localizarse rápidamente cuando sea necesaria.
Un sistema de archivo eficiente reduce tiempos de respuesta y disminuye el riesgo de perder información relevante.
4. Seguimiento de obligaciones fiscales
Otro control fundamental consiste en contar con un calendario de obligaciones que permita dar seguimiento a declaraciones, pagos, retenciones, avisos y demás responsabilidades fiscales.
No basta con asumir que las obligaciones están siendo atendidas. Es conveniente establecer mecanismos de supervisión que permitan confirmar su cumplimiento.
También resulta recomendable revisar periódicamente la situación fiscal de la empresa y verificar que no existan obligaciones pendientes o situaciones que requieran atención.
5. Revisión de operaciones de riesgo
No todas las operaciones representan el mismo nivel de riesgo fiscal. Por ello, las empresas deberían identificar aquellas que, por su naturaleza, monto o complejidad, requieren una revisión adicional.
Entre ellas pueden encontrarse:
- Operaciones con partes relacionadas.
- Reestructuras corporativas.
- Operaciones extraordinarias.
- Financiamientos.
- Adquisición o venta de activos relevantes.
- Servicios especializados.
- Operaciones cuya documentación sea particularmente compleja.
En estos casos, además de verificar el cumplimiento formal, es importante analizar la razón de negocios, la materialidad y la documentación que respalda la operación.
El compliance fiscal no debe depender de una sola persona
Uno de los riesgos más frecuentes en las empresas es concentrar el conocimiento fiscal en una sola persona o departamento.
Un sistema adecuado de compliance requiere responsabilidades claramente definidas y comunicación entre las distintas áreas involucradas.
La dirección debe conocer los principales riesgos fiscales de la organización, mientras que las áreas administrativas, contables y financieras deben contar con procesos claros para generar, revisar y conservar la información.
De esta manera, el cumplimiento deja de ser una tarea aislada y se convierte en parte de la operación cotidiana.
¿Por qué revisar estos controles antes del último trimestre?
Mientras más se acerca el cierre del ejercicio, menor es el margen disponible para identificar y corregir errores.
Una revisión durante agosto permite detectar áreas de oportunidad con suficiente anticipación para implementar medidas correctivas, actualizar expedientes, conciliar información y fortalecer procesos.
Además, permite llegar a los últimos meses del año con una visión más clara de la situación fiscal de la empresa.
La prevención como parte de la estrategia empresarial
El compliance fiscal no debe entenderse únicamente como una obligación administrativa. Un sistema de controles adecuado puede contribuir a proteger el patrimonio de la empresa, reducir riesgos y mejorar la calidad de la información utilizada para tomar decisiones.
En un entorno donde las autoridades cuentan con cada vez más herramientas para analizar información y detectar inconsistencias, las empresas necesitan desarrollar procesos internos capaces de identificar esos mismos riesgos antes de que se conviertan en contingencias.
En MZA, ayudamos a las empresas a evaluar sus procesos fiscales y administrativos, identificar áreas de riesgo y desarrollar estrategias de compliance que fortalezcan sus controles internos y les permitan operar con mayor certeza.
Prevenir no significa esperar a que aparezca un problema. Significa contar con los controles necesarios para detectarlo antes.
Fuentes de consulta
- Servicio de Administración Tributaria (SAT)
https://www.sat.gob.mx/ - Código Fiscal de la Federación
https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/CFF.pdf - Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (PRODECON)
https://www.prodecon.gob.mx/