Septiembre marca un momento clave para las empresas: todavía hay tiempo para detectar inconsistencias, corregir procesos y tomar decisiones antes de llegar al cierre del ejercicio.
Esperar hasta diciembre para revisar la situación fiscal puede dejar poco margen de maniobra. Por el contrario, comenzar desde ahora permite identificar posibles contingencias, ordenar documentación y evaluar si las operaciones realizadas durante el año cuentan con el soporte necesario.
El cierre fiscal no debería verse únicamente como una fecha en el calendario, sino como un proceso de preparación que puede comenzar desde meses antes.
¿Por qué es importante prepararse desde septiembre?
Durante el ejercicio, una empresa genera una gran cantidad de información: CFDI emitidos y recibidos, registros contables, declaraciones, pagos, retenciones, operaciones con clientes y proveedores, movimientos bancarios y documentación relacionada con sus actividades.
Toda esta información debe mantener una adecuada consistencia.
Las autoridades fiscales cuentan con diferentes fuentes de información que pueden ser utilizadas para realizar cruces y detectar diferencias. Por ello, una revisión preventiva puede ayudar a encontrar problemas antes de que se conviertan en una contingencia.
Además, llegar al cierre con información ordenada facilita la elaboración de declaraciones y permite tomar decisiones con mayor información.
Cinco aspectos que conviene revisar antes del cierre
1. Conciliación entre contabilidad, CFDI y declaraciones
Uno de los primeros puntos que debería revisarse es que la información registrada contablemente sea congruente con los comprobantes fiscales y con las declaraciones presentadas.
Es conveniente identificar diferencias relacionadas con:
- Ingresos facturados y registrados.
- CFDI cancelados o sustituidos.
- Deducciones y gastos.
- Impuestos trasladados y acreditables.
- Retenciones.
- Pagos provisionales.
- Información reportada en declaraciones.
Una diferencia no necesariamente significa que exista un incumplimiento, pero sí requiere analizar su origen y contar con documentación que permita explicarla.
2. Revisar la documentación de las operaciones relevantes
No basta con que una operación tenga un CFDI.
Las operaciones importantes para la empresa deben contar con documentación que permita demostrar que efectivamente ocurrieron y que están relacionadas con su actividad.
Dependiendo del tipo de operación, puede ser necesario conservar contratos, órdenes de compra, cotizaciones, comprobantes de pago, entregables, evidencia de prestación de servicios, documentación de recepción de mercancías y cualquier otro elemento que permita acreditar la operación.
Esta documentación adquiere especial relevancia cuando se trata de operaciones de montos importantes o poco habituales para la empresa.
3. Analizar deducciones y acreditamientos
Antes de llegar al cierre conviene revisar las principales deducciones y acreditamientos realizados durante el ejercicio.
El objetivo no es simplemente identificar cuánto se ha deducido, sino verificar que cada operación cumpla con los requisitos fiscales correspondientes y que exista documentación suficiente para respaldarla.
También es recomendable prestar atención a operaciones extraordinarias, adquisiciones importantes, gastos poco frecuentes o movimientos que puedan requerir un análisis fiscal particular.
4. Revisar la situación de clientes y proveedores
La información de terceros también puede ser relevante para la revisión fiscal.
Por ello, es recomendable verificar que los expedientes de clientes y proveedores importantes estén actualizados y que exista documentación suficiente sobre las operaciones realizadas con ellos.
También conviene identificar diferencias entre lo que la empresa registra y la información relacionada con sus contrapartes.
Mantener expedientes completos ayuda a fortalecer la trazabilidad de las operaciones y facilita responder ante cualquier revisión.
5. Verificar obligaciones y pendientes fiscales
Antes del cierre también es importante revisar que la empresa tenga identificadas sus obligaciones fiscales y que no existan pendientes que puedan generar contingencias.
Esto incluye verificar declaraciones, pagos, retenciones, avisos, requerimientos, notificaciones y comunicaciones recibidas a través del Buzón Tributario.
Una revisión oportuna permite detectar pendientes con suficiente anticipación para determinar las acciones necesarias.
¿Qué hacer si encontramos una inconsistencia?
Detectar una diferencia durante una revisión preventiva no significa necesariamente que exista una sanción.
Lo importante es determinar qué originó la inconsistencia, cuál es su impacto y qué alternativas existen para corregirla o documentarla adecuadamente.
Dependiendo del caso, puede ser necesario realizar ajustes contables, presentar declaraciones complementarias, corregir información, integrar documentación faltante o analizar jurídicamente la situación antes de tomar una decisión.
La ventaja de hacerlo de manera preventiva es precisamente contar con tiempo para analizar cada escenario.
El cierre fiscal también es una oportunidad para planear
La revisión no debería limitarse a encontrar errores.
Septiembre también puede ser un buen momento para analizar cómo cerrará la empresa el ejercicio y evaluar decisiones que todavía pueden tomarse dentro del marco legal aplicable.
Con información actualizada, la dirección puede conocer mejor su situación fiscal, identificar áreas de riesgo y tomar decisiones con mayor anticipación.
La planeación fiscal responsable parte de una premisa sencilla: primero conocer la situación real de la empresa y después decidir.
Prepararse hoy evita correr mañana
El cierre del ejercicio no debería comenzar a prepararse cuando llega diciembre.
Para las empresas cuyo ejercicio fiscal coincide con el año calendario, septiembre representa una oportunidad para revisar la información acumulada, detectar inconsistencias y fortalecer la documentación antes de entrar en los últimos meses del año.
Una revisión preventiva puede ayudar a reducir contingencias, mejorar los controles internos y llegar al cierre con mayor certeza sobre la situación fiscal de la empresa.
En MZA podemos ayudarte a revisar la situación fiscal de tu empresa, identificar áreas de riesgo y fortalecer la documentación y los procesos necesarios para enfrentar el cierre del ejercicio con mayor seguridad.
La prevención fiscal no empieza en diciembre. Empieza con tiempo.
Fuentes
- Servicio de Administración Tributaria (SAT): https://www.sat.gob.mx/
- Código Fiscal de la Federación: https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/CFF.pdf
- PRODECON: https://www.prodecon.gob.mx/