Para muchas empresas, el cierre del ejercicio parece todavía lejano. Sin embargo, agosto representa un momento estratégico para revisar la situación fiscal y administrativa de la organización antes de entrar en los últimos meses del año.
Esperar a que llegue una notificación del SAT para comenzar a revisar la información puede reducir considerablemente el margen de maniobra. Una estrategia preventiva permite identificar inconsistencias, fortalecer la documentación y corregir posibles riesgos mientras todavía existe tiempo para hacerlo.
¿Por qué prepararse antes de una auditoría?
El SAT cuenta con información proveniente de distintas fuentes, entre ellas declaraciones, CFDI, contabilidad e información proporcionada por terceros. Esto permite realizar cruces de información y detectar diferencias entre los datos reportados por un contribuyente.
Una empresa puede encontrarse en una situación de riesgo incluso cuando sus declaraciones han sido presentadas oportunamente. Por ejemplo, pueden existir diferencias entre sus registros contables y fiscales, operaciones cuya documentación soporte sea insuficiente o información que no coincida con la reportada por clientes y proveedores.
Por esta razón, la preparación para una auditoría no debería comenzar cuando llega un requerimiento, sino mucho antes.
¿Qué puede revisar la autoridad?
Dependiendo del procedimiento de fiscalización y de las obligaciones del contribuyente, la autoridad puede analizar diferentes aspectos de la operación de una empresa, como:
- Declaraciones fiscales.
- CFDI emitidos y recibidos.
- Pagos provisionales y retenciones.
- Información contable.
- Operaciones con clientes y proveedores.
- Deducciones y acreditamientos.
- Información proporcionada por terceros.
- Cumplimiento de obligaciones fiscales.
La consistencia entre toda esta información es fundamental. Una diferencia que aparentemente puede ser menor puede generar cuestionamientos que requieran una respuesta documentada.
Cinco aspectos que tu empresa debería revisar
1. Conciliación entre contabilidad y declaraciones
Es recomendable verificar que la información registrada contablemente sea consistente con la información presentada ante la autoridad.
Las diferencias pueden surgir por errores de registro, operaciones pendientes de contabilizar, modificaciones en CFDI o situaciones que no fueron consideradas oportunamente en las declaraciones.
Una conciliación periódica permite detectar estas diferencias antes de que sean identificadas por la autoridad.
2. Revisión de CFDI
Las empresas deberían revisar periódicamente los comprobantes fiscales emitidos y recibidos para identificar errores, cancelaciones, duplicidades o inconsistencias.
También es importante verificar que las operaciones relevantes cuenten con la documentación que permita demostrar que efectivamente fueron realizadas.
Una factura, por sí sola, no necesariamente explica toda la operación que representa.
3. Expedientes de clientes y proveedores
Los expedientes deben contener información suficiente para conocer y documentar la relación comercial.
Dependiendo de la naturaleza de la operación, pueden incluir:
- Contratos.
- Cotizaciones.
- Órdenes de compra.
- Comprobantes de pago.
- Evidencia de entrega de mercancías.
- Reportes o entregables de servicios.
- Comunicaciones comerciales relevantes.
La documentación debe ser coherente con lo registrado contablemente y con los CFDI correspondientes.
4. Materialidad y razón de negocios
Dos conceptos adquieren especial relevancia cuando se analiza el respaldo de las operaciones: materialidad y razón de negocios.
La materialidad permite demostrar que una operación efectivamente ocurrió y que existe evidencia suficiente de su realización.
La razón de negocios, por su parte, ayuda a explicar el motivo económico o empresarial que llevó a realizar una determinada operación.
Por ello, en operaciones relevantes o complejas es recomendable conservar evidencia que permita explicar no solamente qué ocurrió, sino también por qué se realizó.
5. Buzón Tributario y obligaciones pendientes
Una empresa debe mantener bajo vigilancia las comunicaciones que reciba a través del Buzón Tributario y verificar periódicamente su situación fiscal.
También es conveniente revisar si existen declaraciones pendientes, diferencias por aclarar, créditos fiscales, requerimientos o cualquier otra situación que requiera atención.
Detectar estos asuntos con anticipación permite actuar antes de que se conviertan en contingencias mayores.
¿Qué pasa si ya existe una inconsistencia?
Detectar una diferencia no significa necesariamente que la empresa esté frente a una contingencia grave. Lo importante es analizar su origen y determinar la forma adecuada de corregirla.
Dependiendo de cada situación, puede ser necesario realizar conciliaciones, presentar declaraciones complementarias, corregir información, integrar documentación adicional o atender alguna comunicación de la autoridad.
Lo que debe evitarse es ignorar la diferencia esperando que desaparezca por sí sola.
La prevención puede hacer la diferencia
Una auditoría fiscal puede representar una carga importante para una empresa cuando la información se encuentra dispersa, existen expedientes incompletos o no hay claridad sobre las operaciones realizadas.
En cambio, contar con procesos de revisión interna permite responder con mayor rapidez y certeza.
La prevención también ayuda a que las áreas contables, administrativas, financieras y jurídicas trabajen con información consistente y bajo criterios de control claramente definidos.
Agosto: un buen momento para revisar antes del cierre
La segunda mitad del año ofrece una oportunidad para realizar una revisión integral de la situación fiscal de la empresa y corregir aquello que todavía puede ser atendido antes del cierre del ejercicio.
No se trata de asumir que todas las empresas serán auditadas, sino de adoptar una postura preventiva frente a un entorno fiscal en el que la información tiene cada vez mayor importancia.
Llegar al cierre del ejercicio con expedientes completos, información conciliada y obligaciones atendidas permite reducir incertidumbre y tomar decisiones empresariales con mayor seguridad.
La mejor auditoría es la que comienza antes de que llegue la autoridad
Prepararse para una posible revisión fiscal no significa trabajar bajo una perspectiva de miedo o reacción. Significa conocer la situación real de la empresa, identificar riesgos y contar con evidencia suficiente para respaldar las operaciones.
En MZA, ayudamos a las empresas a evaluar su situación fiscal, identificar áreas de riesgo, fortalecer sus controles internos y preparar la documentación necesaria para enfrentar con mayor certeza los procesos de fiscalización.
La prevención no elimina los riesgos, pero permite identificarlos y atenderlos cuando todavía existe margen para actuar.
Fuentes de consulta
- Servicio de Administración Tributaria (SAT)
https://www.sat.gob.mx/ - Código Fiscal de la Federación
https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/CFF.pdf - Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (PRODECON)
https://www.prodecon.gob.mx/